FLEVO-KLASSIEKERS.NL

Een ZEER Actieve oldtimerclub

AVG-verklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

In dit document wordt beschreven hoe de Vereniging Flevoklassiekers (hierna te noemen Flevoklassiekers) omgaat met de AVG.

Indien een persoon een lidmaatschap aangaat of reeds heeft bij de Flevoklassiekers, dan gaat hij automatisch akkoord met de bepalingen in deze verklaring.  

d.d. 25-05-2018,

Namens de Flevoklassiekers

Fred Bierman (Vicevoorzitter)                                                 Jack van Asselt (Secretaris)  

____________________________________                    ____________________________________
 

Inventarisatie persoonsgegevens.

Hieronder wordt aangegeven welke persoonsgegevens binnen de Flevoklassiekers opgeslagen en gebruikt worden.

Gewone persoonsgegevens

Naam / voorletters / tussenvoegsel
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum

Voertuiggegevens

Merk
Type
Bouwjaar
Kleur

Toelichting

Er worden geen gegevens opgeslagen zoals BSN-nummers, paspoort- of andere ID-gegevens en kentekengegevens.  
 

Inventarisatie doelbinding.

Welke persoonsgegevens verwerk je, met welk doel en heb je ze daar ook voor gekregen? Dat noemen we ‘doelbinding’. Het is belangrijk dat je persoonsgegevens alleen verwerkt (dus opslaat en gebruikt) voor de doeleinden waarvoor je deze hebt verkregen.

Voor de inventarisatie van de vormen van doelbinding binnen de vereniging hebben wij onderstaand schema gemaakt.

Grondslag: Grondslag is een reden op basis waarvan je de persoonsgegevens mag verwerken. Een reden kan zijn een verkregen toestemming (b.v. inschrijfformulier). Een reden kan ook zijn dat je deze persoonsgegevens nodig hebt voor het uitvoeren van een overeenkomst (b.v. een clubblad of een verlenging lidmaatschap).

(N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres)  

Lid

Persoonsgegevens:       NAWTE.

Grondslag:                        Lidmaatschap.

Verwerking:                     Contributie.

Verwerkt door:               Ledenadministratie.

Bewaartermijn:               Gedurende de looptijd van het lidmaatschap.

Omschrijving

Inschrijving als lid bij Flevoklassiekers. Lidmaatschap geldt voor de duur van één jaar en dient jaarlijks te worden verlengd door betaling van de contributie

 

Clubblad

Persoonsgegevens:       NAW.

Grondslag:                        Lidmaatschap.

Verwerking:                     Clubblad.

Verwerkt door:               Ledenadministratie / verzender clubblad

Bewaartermijn:               Tot aan verzending clubblad.

Omschrijving

Vier maal per jaar wordt het clubblad verzonden. Dit verzenden gebeurt door een derde partij. Deze krijgt per verzending de lijst met NAW-gegevens toegestuurd. Na verzending van het clubblad worden deze gegevens door hem verwijderd. Tevens worden deze gegevens uitsluitend voor het verzenden van het clubblad gebruikt.

 

Beeldmateriaal

Persoonsgegevens:       Foto.

Grondslag:                        Informatievoorziening.

Verwerking:                     Website en clubblad.

Verwerkt door:               Afdeling communicatie.

Bewaartermijn:               geen einddatum.

Omschrijving

Op de website en in het clubblad van de Flevoklassiekers worden naast de naam, géén persoonlijke gegevens getoond. Wel worden van de evenementen foto’s geplaatst waar mogelijk leden en hun voertuigen op staan. Een lidmaatschap bij de Flevoklassiekers houdt in, dat het lid akkoord gaat met het plaatsen van foto’s op de website en in het clubblad.   

Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, sms etc.)

Persoonsgegevens:       e-mail.

Grondslag:                        Informatievoorziening.

Verwerking:                     Digitaal toesturen van informatie over de activiteiten van de vereniging.

Verwerkt door:               Secretaris.

Bewaartermijn:               Gedurende de looptijd van het lidmaatschap.

Omschrijving

Naast vermelding in het clubblad worden activiteiten en evenementen ook digitaal via e-mail verstuurd. Een lidmaatschap bij de Flevoklassiekers houdt in, dat het lid akkoord gaat met het ontvangen van e-mails omtrent activiteiten en evenementen.  
 

Privacy policy.

Op de website van de Flevoklassiekers hebben we onze privacy policy zichtbaar gemaakt.

Wij als Flevoklassiekers verwijzen in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op onze website.  

Verwerkingsovereenkomst.

Wij als Flevoklassiekers verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.  

Toegangsbeveiliging.

Wij als Flevoklassiekers hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.  

Papieren documenten en beveiliging.

Wij als Flevoklassiekers hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.  

Opslaan alleen binnen de EU.

Binnen de EU is het niveau van gegevensbescherming gelijk. Dat komt omdat alle EU-lidstaten moeten voldoen aan de AVG.

Wij als Flevoklassiekers verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.  

Geautoriseerde medewerkers.

Via autorisatie regel je wie binnen de organisatie welke persoonsgegevens mag verwerken.

In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.  

Vernietigen persoonsgegevens.

Jaarlijks worden pc’s, mail en archiefkasten nagekeken op gegevens die verwijderd kunnen worden.

Wij als Flevoklassiekers verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

Waar wettelijke regels gelden omtrent bewaarplicht kan hiervan worden afgeweken, echter alleen in de periode waarin de bewaarplicht geldt. Daarna zullen ook deze gegevens fysiek worden verwijderd.

Datalekken.

Binnen het bestuur van de vereniging is iedereen op de hoogte van wat een datalek is. Ook is bekend waar dit intern gemeld moet worden zodat wij als organisatie adequaat het datalek kunnen afhandelen en documenteren.  

Medewerkers geïnstrueerd

We als Flevoklassiekers hebben het onderwerp privacybescherming in alle afdelingsoverleggen besproken.  

Ondertekening

Wij als Flevoklassiekers verklaren hierbij dat wij naar eer en geweten dit document hebben opgesteld namens de vereniging.